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Faire un projet de recherche ici

CISSS de la Montérégie-Centre

Cette section contient toute l’information concernant la réalisation d’un projet de recherche au sein de notre établissement. Si vous souhaitez en savoir plus sur la recherche dans le réseau de la santé et de services sociaux, consultez notre page sur ce sujet.

N’hésitez pas à contacter la Direction de la recherche pour toute question concernant l’évaluation de votre projet.

Le Cadre règlementaire de la recherche sur l’organisation et les bonnes pratiques de la recherche au CISSS de la Montérégie-Centre précise également la structure normative et organisationnelle de la recherche au sein de l’établissement. 

Processus de dépôt et d’autorisation des projets sur la plateforme NAGANO du CISSS de la Montérégie-Centre 

Tous les projets doivent être déposés à la Direction de la recherche via la plateforme NAGANO du CISSS de la Montérégie-Centre afin d’être évalués en vue d’obtenir l’autorisation de la personne formellement mandatée par l’établissement. 

Prérequis 

Certaines étapes doivent être franchies pour compléter le dépôt d’un projet et éviter les délais associés à la réouverture d’une demande d’évaluation. 

Compte utilisateur sur la plateforme NAGANO du CISSS de la Montérégie-Centre

Les dépôts de projets à la direction de la recherche se font via la plateforme NAGANO du CISSS de la Montérégie-Centre.  

Attention! Chaque établissement possède sa propre plateforme NAGANO. Vous devez avoir un compte sur celui du CISSS de la Montérégie-Centre pour y déposer un projet. 

NAGANO 

Cette plateforme est le guichet d’accès unique où doivent cheminer toutes les demandes d’évaluation et d’autorisation de nouveaux projets de recherche, les soumissions de modifications, les formulaires de suivi, de renouvellement et de fermeture des projets de recherche 

Pour créer un compte utilisateur NAGANO, on doit transmettre la demande par courriel au cr-info@rrsss16.gouv.qc.ca en fournissant les informations suivantes : 

  • Nom et prénom 
  • Courriel 
  • Téléphone 
  • Fonction (ex. : chercheur, étudiant(e), coordonnateur(trice) de recherche, assistant(e) de recherche, infirmier(ère), résident(e), autres)
  • Organisation 
Statut de chercheur et privilèges de recherche 

Tout projet doit être mené par au moins un chercheur détenant un statut ou des privilèges de recherche au CISSSMC ou qui sont reconnus par celui-ci : 

  • Un statut de chercheur régulier ou associé au CRCLM ou un statut de chercheur du CRIR associé au site INLB; 
  • Des privilèges de recherche au CISSSMC pour les membres du CMDP ou un employé du CISSS de la Montérégie-Centre; 
  • Un statut de chercheur dans une université ou un autre établissement du RSSS qui pourra être validé et reconnu lors du dépôt de la demande;  
  • Des privilèges de recherche dans un autre établissement du RSSS. 

Consultez notre document : Documents à soumettre dans le cadre d’une demande d’octroi ou de reconnaissance d’un statut de chercheur ou de privilèges de recherche

Processus de demande d’un statut de chercheur au CRCLM ou de privilèges de recherche au CISSS de la Montérégie-Centre 

Formations 

L’examen de la convenance porte en partie sur les prérequis, ce qui inclut les formations en recherche clinique.  

Tous les chercheurs désirant réaliser un projet de recherche clinique au CISSSMC doivent s’assurer d’être en mesure de déposer les preuves pour les formations suivantes, et, le cas échant, suivre ou maintenir à jour les formations requises pour le projet : 

Pour la réalisation d’essais cliniques spécifiquement, prévoir également: 

  • Preuve de formation à jour du module de formation sur la Division 5 de Santé Canada (renouvelable aux 2 ans) 
  • Preuve de lecture à l’arrivée et de formation lors des mises à jour des Modes opératoires normalisés (MON) des essais cliniques au CISSS de la Montérégie-Centre. 
Formulaire de pré-autorisation pour la convenance institutionnelle 

Les chercheurs sont responsables de recueillir la préautorisation du directeur responsable du service ou département concerné par la réalisation du projet de recherche. Vous devez obtenir cette préautorisation pour effectuer le dépôt de projet. Cette pré-autorisation permet d’éviter de compléter l’ensemble des démarches liées au dépôt d’un projet de recherche auquel l’institution n’est pas favorable et dont il ne permettra pas la réalisation. 

Quelle Direction devez-vous contacter? 

Un département ou un service est concerné par la réalisation d’un projet de recherche lorsque celui-ci fait appel à ses ressources professionnelles et/ou matérielles en dehors des standards de soins, ou sollicite la participation de ses usagers, de son personnel, des membres du CMDP qui y exercent leur profession ou de ses gestionnaires. 

Modèle de formulaire d’information et de consentement (FIC)  

Un formulaire d’information et de consentement doit être signé par les participants à un projet de recherche. Il est obligatoire d’utiliser le modèle du CISSS de la Montérégie-Centre dans le dépôt du projet pour les projets où le CISSSMC est le CERE. Pour les projets MEO, vous devez adapter le FIC approuvé par le CERE. Pour plus d’information, veuillez consulter le Cadre de référence des établissements publics du RSSS pour l’autorisation d’une recherche menée dans plus d’un établissement

De plus, les clauses légales standardisées du MSSS des FIC pour les essais cliniques doivent être utilisées telles quelles. Le CER ne procèdera pas à l’examen éthique si le FIC déposé n’est pas conforme. Les versions française et anglaise doivent être identiques.  

Liste de vérification pour préparer un dépôt de projet 

Consultez la liste de vérification dans la section « Ressources » afin de bien préparer le dépôt de votre projet. 

Essais cliniques 

Les essais cliniques sur un nouveau médicament ou sur une nouvelle indication d’un médicament existant doivent faire l’objet d’une Demande d’essai clinique (DEC) auprès de Santé Canda. Cette demande est obligatoire pour les essais de phase I, II et III avec médicament, produit biologique et / ou produit de santé naturel. Elle vise à obtenir une lettre de non-objection (LNO ou NOL pour No objection letter en anglais). Cette lettre doit être reçue avant le dépôt du projet auprès du CER de la Montérégie-Centre. 

Pour plus d’information  : https://www.canada.ca/fr/sante-canada/services/medicaments-produits-sante/medicaments/demandes-presentations/lignes-directrices/essais-cliniques/demandes.html 

Pour les dispositifs médicaux : https://www.canada.ca/fr/sante-canada/services/medicaments-produits-sante/instruments-medicaux/information-demandes/lignes-directrices/autorisation-essai-experimental-ligne-directrice/document-reference.html 

Pour les produits de santé naturels : https://www.canada.ca/fr/sante-canada/services/medicaments-produits-sante/naturels-sans-ordonnance.html 

Soumettre un nouveau projet 

Une fois votre compte utilisateur en main, connectez-vous à la plateforme NAGANO afin de créer un nouveau projet et compléter les informations requises pour déposer votre projet. 

En plus des informations mentionnées plus haut, vous serez invité directement par la plateforme NAGANO à compléter un ou plusieurs formulaires et documents selon le type de projet. 

Comment créer et déposer un projet dans NAGANO 
  • Étape 1 : Créer un projet   
    Projet MEO : Pour créer un projet MEO vous devez recevoir et accepter une invitation du site principal par courriel (envoyé par NAGANO). Une fois l’invitation acceptée, le projet sera disponible dans l’onglet « mes projets ». Certaines questions du formulaire seront préremplies.   
     
  • Étape 2 : Définir les paramètres pour générer le formulaire adapté à votre type de projet   
    Important : Sélectionnez le bon type de projet dans le menu déroulant, même pour les projets MEO, puisque les choix sont spécifiques au CISSSMC. Pour les projets multicentriques vous devez identifier au moins 1 autre site participant (vous pourrez en ajouter plus tard).   
     
  • Étape 3 : Compléter les informations demandées dans le formulaire de dépôt   
    Vous pouvez sauvegarder et revenir plus tard.   
     
  • Étape 4 : Une fois le formulaire complété, cliquez sur « Sauvegarder et continuer » 
     
  • Étape 5 : Cliquez sur « retourner aux formulaires du projet » puis « Déposer le projet »  

Rendez-vous à la section « Ressources » pour en apprendre davantage sur NAGANO et consulter nos aide-mémoires. 

Pour accéder à la plateforme à partir du réseau du CISSS de la Montérégie-Centre :   
http://nagano.cisssmc.ctir16.rtss.qc.ca/ 

Pour accéder à la plateforme NAGANO de l’externe :     
https://cisssmc.nagano.ca/ 

Projets étudiants 

Les étudiants et résidents sont invités à communiquer avec la coordonnatrice du CER le plus tôt possible dans la préparation de leur projet et la planification du dépôt. Il nous fera plaisir de vous conseiller sur la procédure à suivre. 

Important : un étudiant ne peut agir à titre de chercheur principal ou de cochercheur. Vous devez identifier votre directeur de recherche dans le formulaire de dépôt et vous inscrire à titre d'utilisateur dans NAGANO.

Entente avec la Montérégie-Est 

Le CISSS de la Montérégie-Est (CISSSME) a pris entente avec le CISSS de la Montérégie-Centre afin que les projets de recherche réalisés dans ses installations soient évalués par le CSR et le CER du CISSS de la Montérégie-Centre. Toutefois, le CISSSME a son propre comité en ce qui concerne l’évaluation de la convenance institutionnelle. Pour plus d’information Contactez-nous 

Engagement du chercheur 

Le formulaire de dépôt vous invitera également à remplir et à signer un engagement du chercheur. Ce document liste les exigences et conditions que le chercheur principal s’engage à respecter pour réaliser son projet de recherche au CISSSMC. 

Accès aux renseignements sans consentement

Lorsque le projet est réalisé sans demander le consentement des usagers, une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) est requise.

Pour les chercheurs liés au CISSS de la Montérégie-Centre

  • Si le projet est réalisé au CISSS de la Montérégie-Centre : la documentation nécessaire (entente et formulaire) est rendue disponible lors du dépôt de projet dans NAGANO. Dans le formulaire de dépôt, NAGANO vous invitera à spécifier si le consentement des usagers est demandé et le niveau d'identification de renseignements auquel vous désirez accéder.   
  • Si le projet est réalisé dans un ou plusieurs autres établissements :  c’est le CISSS de la Montérégie-Centre qui est responsable de la demande d’autorisation. Vous devez envoyer les documents suivants à cr-info@rrsss16.gouv.qc.ca
    • Formulaire de demande d’autorisation (section « Ressources »).
    • Entente de communication (section « Ressources »)
    • Protocole de recherche
    • Formulaire de dépôt (F11) du CERE
    • Approbation du CERE

Pour les chercheurs liés à un autre organisme qui réalisent un projet au CISSS de la Montérégie-Centre : adressez-vous à l’établissement auquel vous êtes lié pour la procédure à suivre concernant l’EFVP. 

Si les données sont transférées à un collaborateur externe, on vous demandera également de joindre une entente formelle de transfert de données signée par les deux établissements. Des gabarits sont disponibles sur demande. 

Si les données sont transférées à un collaborateur en dehors du Québec, on va demandera également de joindre une entente. Un gabarit spécifique à cette situation est également disponible sur demande. 

Projets du CRIR au site INLB du CISSS de la Montérégie-Centre 

Les projets réalisés au site INLB sont des projets MEO. Le dépôt du projet doit se faire dans un premier temps sur la plateforme du CRIR en vue de l’approbation éthique. 

Pour plus d’information :     
Dépôt et suivi d’un projet au CER RDP - CRIR 

Une fois les examens scientifiques et éthiques complétés par le CER RDP, le Service de recherche et innovation (SRI) de l’INLB peut débuter l’examen de convenance institutionnelle pour obtenir l’autorisation de la personne mandatée par le CISSS de la Montérégie-Centre. Les projets INLB évalués au CISSSMC sont de type MEO. Pour créer un projet dans NAGANO vous devez d’abord recevoir et accepter une invitation du site principal par courriel (envoyé par NAGANO). Une fois l’invitation acceptée, le projet sera disponible dans l’onglet « mes projets ». Les projets de recherche réalisés à l’INLB sont évalués par le comité de convenance institutionnelle de l’INLB.  

Rendez-vous à la section « Ressources » pour consulter nos aide-mémoires. 

Suivi de l’évaluation

La plateforme NAGANO sert également au suivi de l’évaluation :

  • Accédez au tableau de bord du projet pour consulter son statut et son historique 
  • Utiliser la section « discussion » pour communiquer et répondre aux responsables des évaluations (option d’ajouter des pièces jointes au besoin) 

La plateforme NAGANO vous enverra des courriels de mise à jour concernant les suivis requis par votre projet. Vous serez également avisé par courriel lorsqu’un formulaire changera de statut.  

Vous devez configurer votre profil NAGANO afin de recevoir ces notifications. Assurez-vous de pouvoir recevoir les courriels provenant de NAGANO pour le suivi de vos projets :  

cr-info@rrsss16.gouv.qc.ca (vérifiez vos courriels indésirables). 

Quand pouvez-vous débuter votre projet ? 

Vous pouvez débuter le projet après la réception de la lettre de la personne mandatée confirmant par écrit l’autorisation de réaliser votre projet au CISSSMC. Vous recevrez la lettre directement par NAGANO.  

Le statut du projet dans NAGANO affichera alors « Autorisé pour la recherche ».  

L’approbation finale du CSR, CER ou du CIR ne vous autorise pas à débuter le projet, ils confirment seulement le résultat positif de chaque examen. 

Rendez-vous à la section « Ressources » pour consulter nos aide-mémoires. 

Suivi continu des projets 

Après l’autorisation de la personne mandatée par le CISSSMC, la plateforme NAGANO sert également à effectuer le suivi en continu et le renouvellement annuel des projets de recherche. 

Formulaires de suivi dans NAGANO 

La soumission d’un amendement, d’une modification ou d’une notification à un projet, d’une demande de fermeture ou de prolongation doit se faire par formulaire via la plateforme NAGANO. Les demandes de renouvellement et de prolongation sont automatiques. À la date du renouvellement ou de la fin prévue, le formulaire est rendu disponible dans NAGANO. 

Rendez-vous à la section « Ressources » pour consulter nos aide-mémoires. 

Contactez-nous 

Afin de simplifier la circulation de l’information, la Direction de la recherche s’est dotée d’un guichet électronique unique où toutes questions et demandes doivent être acheminées.

Guichet

cr-info@rrsss16.gouv.qc.ca 

Pour toute question ou problème d’accès à la plateforme NAGANO, veuillez, dans la mesure du possible, indiquer les informations suivantes dans votre courriel : 

  1. Le numéro du projet (le cas échéant); 
  2. Votre nom d’utilisateur; 
  3. L’heure et la date auxquelles le problème a eu lieu; 
  4. La description du problème; 
  5. L’URL de la page où le problème a eu lieu; 
  6. Une capture d’écran du problème; 
  7. Coordonnées pour vous contacter. 

Vous pouvez joindre le Service de recherche et d’innovation de l’INLB à    
info.recherche-innovation.inlb@ssss.gouv.qc.ca 

Vous pouvez également joindre Mme Hélène Langelier, coordonnatrice du CER et responsable de la plateforme NAGANO du CISSS de la Montérégie-Centre, au 450-466-5000, poste 3894 ou par courriel helene.langelier.cisssmc16@ssss.gouv.qc.ca. 

Recherche clinique 

Pour toute question concernant la réalisation d’un projet de recherche clinique à l’Hôpital Charles-Le Moyne, vous pouvez également joindre l’un des coordonnateurs de recherche. 

Oncologie   
Mathieu Lebeau   
Coordonnateur de recherche clinique   
mathieu.lebeau.cssscclm16@ssss.gouv.qc.ca   
(450) 466-5000, p. 3226 

Équipe polyvalente (plusieurs spécialités, dont la cardiologie, la chirurgie thoracique, la gastroentérologie, les soins intensifs, la néphrologie, la neurologie, l’obstétrique et la radio-oncologie)   
Anh-Tuyet Luong   
Coordonnatrice de recherche clinique   
anh-tuyet.luong.cisssmc16@ssss.gouv.qc.ca   
(450) 466-5000, p. 2462 

Urgence   
Katia Hamelin   
Coordonnatrice de recherche clinique   
katia.hamelin.cisssmc16@ssss.gouv.qc.ca  
(450) 466-5000, p. 3225 

Entente avec le CISSS de la Montérégie-Est 

Pour toutes questions relatives à l’entente de délégation et le dépôt de projets au CISSS de la Montérégie-Est, vous devez contacter la personne responsable de la recherche dans l’établissement. 

Sophie Poirier   
Directrice de l’enseignement universitaire et de la recherche   
2750, boulevard Laframboise   
Saint-Hyacinthe (Québec) J2S 4Y8   
Téléphone : 450-771-3333, poste 6618   
Télécopieur : 450-771-3304 
Courriel : sophie.poirier.cisssme16@ssss.gouv.qc.ca 

Ressources

Webinaires et vidéos 
Documents 

Note : la majorité des formulaires à compléter sont intégrés dans NAGANO. Vous pouvez consulter la section « Documentation » de la plateforme. 

Sites Web 

Foire aux questions 

Dépôt des projets à la direction de la recherche 

 

Q1 : Y a-t-il des dates de tombée pour le dépôt de nouveaux projets?

Il y a des dates de tombée pour les projets monocentriques et multicentriques évalués par le CER du CISSSMC selon le calendrier des réunions (consultez la section « Ressources »)

Q2 : Une fois le dépôt terminé, que dois-je faire si je veux y apporter des modifications? 

Contactez-nous afin de vous assurer que votre projet n’est pas déjà en traitement. Nous vous donnerons les indications nécessaires afin d’apporter vos modifications : cr-nfo@rrsss16.gouv.qc.ca ou par téléphone à Mme Hélène Langelier au 450-466-5000, poste 3894 ou par courriel helene.langelier.cisssmc16@ssss.gouv.qc.ca. 

Q3 : Comment puis-je savoir à quel moment/réunion mon projet sera évalué? 

Vous pouvez voir cette information dans l’onglet « Statuts » de votre projet en cliquant sur le menu déroulant gris intitulé « Rencontres CER ».

Plateforme NAGANO 

Q1 : Est-ce que la connexion à NAGANO est sécurisée? 

Oui, la connexion est sécurisée. 

Q2 : Lors de la création d’un projet, j’indique que mon projet est multicentrique seulement si … 

Mon projet implique deux établissements et plus au Québec, incluant mon établissement (voir la liste ici : Établissements de santé et de services sociaux au Québec | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Q3 : Comment les documents officiels du CER (lettres et formulaires) sont-ils signés dans NAGANO? 

NAGANO offre la possibilité de réduire l’utilisation du papier et d’accroître l’efficacité en utilisant des signatures numérisées. Cela signifie que les documents officiels du CER (lettres et formulaires) sont signés électroniquement dans NAGANO par une personne ayant l’autorité nécessaire. Le système étant conçu pour assurer un contrôle strict des accès, seules les personnes dûment autorisées peuvent apposer leur nom et leur signature numérisée accompagnée d’une date sur les documents officiels.  

Les co-présidents du CÉR peuvent déléguer la signature des documents officiels aux personnes identifiées dans le journal de délégation.

Q4 : Comment supprimer un projet abandonné en cours de route ou créé par erreur? 

Seul un administrateur du CRCLM peut procéder à la destruction d’un projet créé dans NAGANO. Veuillez communiquer avec Mme Hélène Langelier à cr-info@rrsss16.gouv.qc.ca ou par téléphone au 450-466-5000, poste 3894.

Q5 : Est-ce que plusieurs personnes peuvent insérer des documents dans le même projet? 

Oui. Toutes les personnes ayant accès au projet en tant qu’« utilisateur » peuvent accéder au formulaire afin de remplir des sections et ajouter des documents. 

Q6 : Quand je me connecte à mon compte NAGANO, à quels projets aurai-je accès? 

Vous aurez accès à tous vos projets actifs et projets partagés. Si vous n’avez pas accès à un de vos projets, veuillez consulter la fiche d’information « Comment gérer des utilisateurs d’un projet dans NAGANO » ou communiquez avec Mme Hélène Langelier à cr-info@rrsss16.gouv.qc.ca ou par téléphone au 450-466-5000, poste 3894. 

Q7 : Avec quelle(s) autre(s) personne(s) puis-je gérer un projet? 

Seules les personnes ayant obtenu un accès à NAGANO du CISSSMC peuvent être ajoutées comme « utilisateurs » pour vos projets.

Q8 : Comment donner accès à mon projet à une autre personne? 

L’administrateur du projet est le seul à pouvoir ajouter/retirer d’autres utilisateurs à ses projets. Des utilisateurs différents peuvent être ajoutés pour chacun des projets. Vous devez alors aller dans l’onglet « Utilisateurs », cliquer sur « Nouveau » et sélectionner l’utilisateur voulu ou veuillez consulter la fiche d’information « Comment gérer des utilisateurs d’un projet dans NAGANO ». 

Q9 : Où se trouve le lien vers NAGANO? 

Le lien vers NAGANO est le suivant : http://nagano.cisssmc.ctir16.rtss.qc.ca/ ou https://cisssmc.nagano.ca/ (de l’externe) 

Q10 : Qui dois-je contacter si j’ai un problème avec NAGANO? 

Communiquez avec Mme Hélène Langelier à cr-info@rrsss16.gouv.qc.ca ou par téléphone au 450-466-5000, poste 3894.

Q11 : Quel est le fureteur recommandé pour utiliser NAGANO? 

Google Chrome est le fureteur recommandé pour l’utilisation de NAGANO. Les fureteurs de Microsoft Internet Explorer (version 8 ou plus) ont été testés et garantissent la compatibilité des fonctions de base de NAGANO. Safari a également été testé et est fonctionnel. 

Q12 : Lorsque je devrai remplir un formulaire de renouvellement, est-ce que je recevrai un courriel? 

Oui, un courriel est envoyé à l’adresse courriel reliée à votre compte NAGANO, à moins que vous n’ayez modifié les paramètres par défaut dans les options de suivi d’activités de votre profil.

Q13 : Puis-je modifier l’adresse courriel reliée à mon compte NAGANO? 

Oui. En accédant à votre profil, vous pouvez ajouter une deuxième adresse courriel dans l’onglet  « courriel préféré ». C’est cette adresse qui sera utilisée en priorité. Pour plus d’informations, veuillez consulter « Comment configurer votre profil NAGANO et le suivi d’activités ». 

Q14 : Si je n’ai pas eu le temps de remplir le formulaire en entier, est-ce que je perds les champs remplis? 

Non. Chaque section du formulaire est sauvegardée individuellement. Vous n’avez qu’à cliquer sur le bouton « sauvegarder et continuer » après chaque question. Vous pouvez donc remplir un même formulaire sur plusieurs jours/moments de la journée. 

Q15 : Comment puis-je connaître le statut de mon projet et/ou de différents formulaires? 

Vous trouverez l’information sur le statut de votre projet en cliquant sur le bouton bleu « Statuts » dans votre dossier de projet. Pour connaître le statut d’un formulaire, cliquez sur « Formulaires » et consultez la colonne « Statuts » du tableau.